İÇ SORUŞTURMA EVRELERİNİN ANATOMİSİ

İç suistimaller bir şirketin ya da bir kurumun organlarında oluşan “KANSER” hücreleridir. Bu kanserli hücrelerin tespit edilmesindeki en önemli kurumsal araç ise hiç şüphesiz iç soruşturma sürecidir. Adil, tarafsız, titizlikle,yasalara ve şirket politikalarına uygun, gizlilik kuralları içersinde ve profesyonelce yapılması gerekir. Aksi takdirde kurumun maddi ve manevi değerlerine en az bu kanser hücreleri kadar zarar vereceği gibi çalışanların bağlılığını ve güvenini de ciddi anlamda zedeleyecektir.

Genel olarak bir iç soruşturma süreci dört evreden oluşur; Onay, delil toplama & inceleme, görüşme, raporlama. Kısaca bu süreçlerin üzerinden geçmeden önce bir iç soruşturmanın amacını ve çıktılarını ortaya koyan 5 N 1 K kuralını hatırlayalım, çünkü bütün soruşturma süreci boyunca bu soruların cevabı bulunmaya çalışılacaktır;

• NE? Tam olarak neler suistimal edildi ve ortaya çıkan zarar nedir.

• NEDEN? Hangi nedenlerle suistimal eylemini gerçekleştirildi, suistimalin motivasyonu neydi.

• NASIL? Suistimal nasıl ve hangi yöntemlerle yapıldı.

• NE ZAMAN? Suistimal ne zaman işlendi.

• NEREDE? Suistimal nerede, hangi lokasyonda gerçekleştirildi.

• KİM? Suistimali işleyenin veya işleyenlerin kim veya kimlerdi; olaydaki rolleri

ONAY EVRESİ:

Bir iç soruşturmanın ilk evresi “ONAY” dır. Şirketin prosedürlerine uygun olarak belirlenmiş karar organlarından ( Genel Müdür, ilgili YK üyeleri, IK Direktörü vb. en az iki üst yöneticinin onayı alınması önerilir.) alınan yazılı onay ile soruşturma başlar. Soruşturmayı yapacak olan soruşturmacı(lar) da öncesinde şirketin karar organları tarafından onaylanmış kişiler olmalıdır. İç soruşturmaya konu olan olaylar büyük çoğunlukla ihbarların sonucunda ve / veya denetimlerde ortaya çıkar. İhbar kanallarından gelen her iddiayı hemen resmi soruşturmaya çevirmek doğru olmayabilir. Onun yerine özellikle somut değeri olamayan ihbarları bir “ön inceleme” süreci ile araştırıp şüpheli durumların tespiti halinde iç soruşturmaya dönüştürmek daha doğru olacaktır. Çünkü ihbar kanallarından gelen iddialar bazen asılsız olabileceği gibi art niyetli olarak da yapılmış olma ihtimalleri vardır. Bu nedenle her ihbar iddiasını doğru kabul edip soruşturma açmak hem çalışanlarda memnuniyetsizliğe ve güvensizliğe yol açacaktır hem de soruşturma sürecinin güvenilirliğine de zarar verecektir. Yazılı onay alındıktan sonra artık iç soruşturma süreci resmen başlamıştır.

DELİL TOPLAMA & İNCELEME EVRESİ:

Soruşturmacı onay aldıktan sonra ilgili karar ve yetkili organlarının adına şirketin bütün kaynaklarında (fiziksel ve dijital ortamlar) inceleme yapıp delil toplayabilirler. Ama bu süreci şirket politikalarına ve yasalara uygun olarak yapmaya dikkat etmek zorundadırlar. İhtiyaç duydukları belge ve bilgileri ilgili bölümlerden talep ederler ve bölümler de soruşturma kapsamında bu belge ve bilgileri vermek zorundadırlar. Soruşturmacı bu evrede gerek duyması halinde dışarıdan veya içeriden bilirkişi ve uzmanların desteğine de başvurabilir. Örneğin şirkete ait bir bilgilsayarda soruşturmanın konusuyla ilgili silinmiş verileri geri getirebilmek için adli bilişim uzmalarından destek alabilir. Toplanan delillerin gizliliği sağlanmış ortamlarda muhafaza edilmesi son derece kritiktir, çünkü delil zincirinin ne niyetle olursa olsun kırılması soruşturmanın güvenirliliğine gölge düşürebilir. Soruşturmacının tarafsızlığı gereği, iddiaları doğrulayan ya da yalanlayan her iki yöndeki delillerin toplanması ve değerlendirme sırasında dikkate alınması gerekir. Aksi takdirde tek taraflı yaklaşım soruşturmacının varsayımlarla hareket etmesine neden olacak ve tarafsızlık ilkesine gölge düşmüş olacaktır.

İddiaları destekleyen ve / veya desteklemeyen direk ve dolaylı deliller toplanmıştır. Toplanan deliller soruşturmacı tarafından değerlendirilir ve gerekli analizler yapılır. Artık bir sonraki aşamaya yani bilgisi olduğu düşünülen çalışanlar ve şüpheli durumundaki çalışan(lar)la görüşmelere geçme vakti gelmiştir.

GÖRÜŞME EVRESİ:

Çalışanlarla yapılan görüşmeler genel olarak ikiye ayrılır; Mülakat ve Sorgu. İç soruşturmanın en hassas ve titizlikle yapılması gereken evresidir. Burada terimlerin doğru kullanılması ve ortak bir dilde hareket etmek adına kısaca bazı tanımları yapmak istiyorum.

• Mülakat: İç soruşturmalar sırasında konu ile ilgili bilgi toplamak amacıyla bilgi sahibi olduğu değerlendirilen kişilerle yapılan yüzyüze ve / veya çeşitli iletişim yollarıyla yapılan görüşmedir.

• Sorgu: Soruşturulan konuyla ilgili olarak şüpheli olduğu değerlendirilen çalışan(lar)la, gerekli bilgilerin, savunmanın ve itirafın alınması amacıyla yapılan yüz yüze görüşmedir.

Soruşturmacı toplanan delillerin ve bilgilerin ışığı altında öncelikle direk ya da dolaylı tanık durumundaki çalışanlarla mülakatlar yapar. Burada amaç yeni bilgilerin elde edilmesi olabileceği gibi toplanmış delillerin teyidi de olabilir. Görüşmelerin en son aşaması şüpheli durumundaki çalışan(lar)la yapılan görüşmeler ve iddialar ile ilgili savunmalarını almaktır. Amaç toplanan tüm deliller ve bilgiler kapsamında söz konusu suistimal ile ilgili itirafını almaktır. Buradaki en hassas konu şüpheli durumundaki çalışanın kişilik haklarına, şirketin politika ve prosedürleri ile yasalara uygun bir görüşme olmasıdır. Şüpheli ifade verip vermemekte serbestir ve istediği zaman sorulara cevap vermekten vazgeçme hakkı olduğunu bilmelidir. IK yetkilisinin gözetiminde, rızası olmak kaydıyla yazılı, sözlü ve / veya isteği doğrultusunda da ses/video kayıtlı olarak savunması alınabilir. Verdiği yazılı savunma ve / veya kayıtların bir kopyası tutanakla kendisine de verilmelidir.

RAPORLAMA EVRESİ:

Deliller toplanmış, direk ya da dolaylı bilgisi olan kişilerin bilgilerine başvurulmuş, sonuçta da şüpheli durumundaki çalışan(lar)ın savunması alınmıştır. Artık bütün toplanan bilgilerin ve görüşlerin ışığı altında bir soruşturma raporu hazırlanması gerekir. Soruşturmacı bu evrede 5N 1K kuralının net olarak cevaplandığı, kronolojik bilgilerin de yer aldığı sade, anlaşılır bir rapor hazırlar. İçinde kendi kişisel görüşlerini yansıtan veya taraflı bir yaklaşım olduğunu gösteren herhangi bir ifade olmamasına dikkat etmelidir. Hazırladığı raporu sadece şirket politikalarında ve yönetmeliklerinde belirtilen yetkili organ ve kurullara ( Disiplin Kurulu, Etik Kurul, vb.) gönderir. Bunun dışında kimse ile paylaşmaz ve gizlilik kuralları çerçevesinde muhafaza edilmesini sağlar.

Dört evreden oluşan bu sürecin her evresi aynı öneme sahiptir ve bir tanesinin eksik veya hatalı olması hem kurumu hem de ilgili çalışanları zor durumda bırakabilir. Ve hatta, kanser hücrelerini teşhis edip yok etmeyi amaçlarken, yapılan yanlış ve eksik yöntemlerle bir anda bu kanser hücrelerinin metastaz yapmasını dahi tetikleyebilir. Bunun da bir organizma için ne anlama geldiğini hepimiz çok biliyoruz.

Mesut Demirbilek

Suç Araştırmaları Uzmanı & CFE